Powstawanie nowej trasy tramwajowej jest procesem wieloetapowym, który może trwać do kilkunastu lat od chwili pomysłu do momentu otwarcia nowej trasy.
Z uwagi na uwarunkowania prawne, obecnie istnieją 3 typy procesów inwestycyjnych:
- z wykorzystaniem decyzji o lokalizacji celu publicznego
- z wykorzystaniem decyzji o lokalizacji inwestycji kolejowej
- z wykorzystaniem zezwolenia na realizację inwestycji drogowej

BNW - Biuro Nadzoru Właścicielskiego - zajmujące się prowadzeniem spraw dotyczących spółek w których m.st. Warszawa jest właścicielem (w tym - TW), dokonywaniem oceny ekonomiczno-finansowej i organizacyjnej tych spółek.
W procesie inwestycyjnym TW - każdorazowo opiniuje decyzje o wdrożeniu lub kontynuacji procesu inwestycyjnego, oceniając możliwości finansowe TW w kontekście realizowanej inwestycji, podczas przygotowywania przetargów - opiniuje kwotę jaką zamawiający (TW) może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, przy rozstrzyganiu przetargów - opiniuje ewentualną zgodę na podwyższenie kwoty jaką zamawiający (TW) przeznaczy na sfinansowanie zamówienia (w przypadku przekroczenia budżetu przetargu).

BPB - Biuro Planowania Budżetowego - zajmujące się opracowywaniem i realizacją budżetu m.st. Warszawy, współtworzące wieloletnie plany finansowe (mające wpływ na realizację inwestycji), analizujące projekty uchwał Rady i innych decyzji dotyczących finansów m.st. Warszawy.
W procesie inwestycyjnym TW - każdorazowo opiniuje decyzje o wdrożeniu lub kontynuacji procesu inwestycyjnego, oceniając możliwości finansowe budżetu miasta w kontekście realizowanej inwestycji, podczas przygotowywania przetargów - opiniuje kwotę jaką zamawiający (TW) może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, przy rozstrzyganiu przetargów - opiniuje ewentualną zgodę na podwyższenie kwoty jaką zamawiający (TW) przeznaczy na sfinansowanie zamówienia (w przypadku przekroczenia budżetu przetargu).

BFE - Biuro Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju - zajmujące się koordynowaniem polityki rozwoju m.st. Warszawy, tworzeniem i nadzorem nad realizacją strategii rozwoju m.st. Warszawy, koordynowaniem polityki inwestycyjnej m.st. Warszawy, opracowywaniem planów wydatków majątkowych, w tym planów inwestycji ogólnomiejskich, monitorowaniem realizacji inwestycji, nadzorem nad uruchomieniem finansowania wydatków na inwestycje ogólnomiejskie, pozyskiwaniem przez m.st. Warszawę funduszy europejskich i nadzorem nad ich wydatkowaniem.
W procesie inwestycyjnym TW - każdorazowo opiniuje decyzje o wdrożeniu lub kontynuacji procesu inwestycyjnego, weryfikując zgodność inwestycji z polityką inwestycyjną miasta i planami inwestycji ogólnomiejskich, monitoruje realizację inwestycji, nadzoruje wydatkowanie funduszy unijnych, podczas przygotowywania przetargów - opiniuje kwotę jaką zamawiający (TW) może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, przy rozstrzyganiu przetargów - opiniuje ewentualną zgodę na podwyższenie kwoty jaką zamawiający (TW) przeznaczy na sfinansowanie zamówienia (w przypadku przekroczenia budżetu przetargu).

BPMiT - Biuro Polityki Mobilności i Transportu - istniejące do 31.03.2021r., zajmujące się realizacją polityki transportowej, tworzeniem i nadzorem nad realizacją strategii transportowej m.st. Warszawy, przygotowywaniem projektów programów rozwoju sieci drogowej i publicznego transportu zbiorowego oraz określaniem priorytetów realizacji tych programów, nadzorem nad Zarządem Dróg Miejskich, Zarządem Transportu Miejskiego, monitorowaniem realizacji priorytetu dla drogowych i szynowych środków transportu w publicznym transporcie zbiorowym, wykonywaniem zadań organu zarzšdzającego ruchem na drogach publicznych w m.st. Warszawie. W procesie inwestycyjnym TW - każdorazowo opiniuje decyzje o wdrożeniu lub kontynuacji procesu inwestycyjnego, weryfikując zgodność inwestycji z polityką transportową miasta, uzgadnia i opiniuje koncepcję programową, wydaje opinie do geometrii drogi (na etapie tworzenia projektu budowlanego), zatwierdza stałą organizację ruchu, zatwierdza czasową organizację ruchu (na etapie budowy).

Od 1.04.2021r. kompetencje BPMiT przejęły
- Biuro Architektury i Planowania Przestrzennego - w zakresie strategicznego planowania układu transportowego (tak więc stało się ważnym organem opiniującym wszystkie etapy procesu inwestycyjnego TW sp. z o.o.)
- Biuro Zarządzania Ruchem Drogowym (nowo powołane) - w zakresie zarządzania ruchem na drogach publicznych (m.in. opiniowanie rozwiązań komunikacyjnych, zatwierdzanie stałej i czasowej organizacji ruchu)
- Biuro Infrastruktury - w zakresie prowadzenia zadań związanych z prowadzeniem i rozwojem usług transportu publicznego, w tym nadzór nad ZTM
- Biuro Funduszy i Polityki Rozwoju – w zakresie utrzymania i rozwoju infrastruktury drogowej o znaczeniu ponadlokalnym, w tym nadzór nad ZDM

ZTM - Zarząd Transportu Miejskiego – zajmuje się zarządzaniem transportem zbiorowym, udziałem w pracach studialnych i planistycznych prowadzonych przez jednostki miejskie w zakresie transportu zbiorowego, planowaniem i organizacją układu komunikacyjnego, zlecaniem przewoźnikom wykonywania usług przewozowych i kontrolą jakości ich realizacji, inicjowaniem przedsięwzięć inwestycyjnych w zakresie budowy i modernizacji oraz zakupów inwestycyjnych związanych z transportem zbiorowym (w tym - zakupem taboru przez miejskie spółki transportowe m.in. TW). W procesie inwestycyjnym TW - każdorazowo ma wpływ doradczy na decyzje o wdrożeniu lub kontynuacji procesu inwestycyjnego.

ZDM - Zarząd Dróg Miejskich - zajmuje się wykonywaniem na drogach podległych m. st. Warszawie zadań zarządcy dróg publicznych, zarządzaniem gruntami w pasie drogowym dróg publicznych, opiniowaniem projektów i wdrażaniem zatwierdzonych przez BPMiT projektów organizacji ruchu, opiniowaniem i uzgadnianiem projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz projektów budowlanych obiektów i urządzeń lokalizowanych na terenach przyległych do pasa drogowego. W procesie inwestycyjnym TW - opiniuje projekty czasowej i stałej organizacji ruchu, opiniuje i uzgadniania projekty budowlane inwestycji tramwajowej zlokalizowane w pasie drogowym lub na terenie przyległym do pasa drogowego.

RDOŚ - Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska - zajmuje się prowadzeniem spraw związanych z zarządzaniem środowiskiem, m.in. prowadzenie postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko i wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach inwestycji, dotyczących m.in. dróg i linii kolejowych (do września 2019 – także inwestycji tramwajowych) W procesie inwestycyjnym TW (do września 2019r.) - prowadzi postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, decyduje o ewentualnej konieczności wykonania raportu o oddziaływaniu na środowisko, przeprowadza konsultacje społeczne w tym zakresie, wydaje decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach inwestycji.

BOŚ - Biuro Ochrony Środowiska - zajmuje się prowadzeniem spraw związanych z zarządzaniem środowiskiem m.st. Warszawy, m.in. prowadzeniem postępowań w sprawie oceny oddziaływania na środowisko i wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach inwestycji, dla których wnioskodawcą jest organ samorzšdu terytorialnego lub jego spółka zależna – TW (od września 2019r.). W procesie inwestycyjnym TW (od września 2019r.) - prowadzi postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, decyduje o ewentualnej konieczności wykonania raportu o oddziaływaniu na środowisko, przeprowadza konsultacje społeczne w tym zakresie, wydaje decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach inwestycji.

SUiKZP - Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego - dokument planistyczny określający politykę zagospodarowania przestrzennego miasta dla jego całego obszaru. Elementami studium są treści związane ze stanem istniejącym - ocena aktualnej sytuacji społeczno–gospodarczej miasta i uwarunkowań jego rozwoju oraz treści określające kierunki rozwoju przestrzennego i zasady polityki przestrzennej. Studium składa się z
- części określającej uwarunkowania (przedstawione w postaci tekstowej i rysunkowej)
- części tekstowej, zawierającej określenie kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta
- części graficznej, zawierającej rysunek studium, przedstawiający ustalenia w formie graficznej.
Aktualny SUiZP m. st. Warszawy został ustanowiony uchwałą nr LIII/1611/2021 Rady m.st. Warszawy z dnia 26 sierpnia 2021 r.

MPZP - Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego - dokument planistyczny obejmujący fragment miasta, uszczegóławiający założenia SUiKZP - ustalający przeznaczenie terenów oraz określający szczegółowo sposoby ich zagospodarowania i zabudowy, ustalający rozmieszczenie inwestycji celu publicznego, określający również sposoby obsługi danego obszaru komunikacją (tak indywidualną jak i zbiorową). Plan ustanawia w ten sposób przepisy obowiązujące na danym terenie, będące podstawą wydawania decyzji administracyjnych.
Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego składa się z części tekstowej (będącej podstawowym elementem planu) – stanowiącej treść uchwały Rady m.st. Warszawy oraz z części graficznej (będącej uzupełniającym elementem planu, obowiązującej tylko w takim zakresie, w jakim jest to określone w części tekstowej) – stanowiącej załącznik do uchwały. Na rysunku planu zaznaczone są m.in. granice obszaru objętego planem, granice administracyjne, linie rozgraniczające tereny o różnym przeznaczeniu lub różnych zasadach zagospodarowania oraz oznaczenia tych terenów, linie zabudowy i oznaczenia elementów zagospodarowania przestrzennego, tereny obsługi komunikacyjnej. W Warszawie MPZP są ustanawiane na podstawie uchwał Rady m. st. Warszawy (MPZP obowiązujące w Warszawie).

Umowa Wykonawcza (umowa wieloletnia) - umowa pomiędzy organizatorem komunikacji publicznej a przewoźnikiem okreœlająca zasady wykonywania usług przewozowych przez przewoźnika oraz ustalająca zakres ewentualnych inwestycji jakie ma zrealizować przewoŸnik.
Aktualnie obowiązująca umowa wykonawcza między ZTM a Tramwajami Warszawskimi sp. z o.o. została podpisana 6 sierpnia 2008r. (aneks do umowy podpisany 25 listopada 2009r.), obowiązuje do 2027r. Umowa zakłada że Tramwaje Warszawskie sp. z o.o. ze swojego budżetu pokrywają koszty zakupu nowego taboru, koszty utrzymania posiadanego taboru (utrzymanie bieżące, remonty i modernizacje), koszty pracownicze, zakupu energii elektrycznej, kosztu budowy nowej infrastruktury (w tym zakup gruntów pod nowe zajezdnie i torowiska oraz koszty budowy), koszty utrzymania istniejącej infrastruktury (utrzymanie bieżące, remonty i modernizacje torowisk, układu zasilania, zajezdni), natomiast budżet miasta pokrywa jedynie koszty zakupu gruntów pod nową infrastrukturę (torowiska) w przypadku procedury ZRID oraz koszty obiektów inżynierskich wspólnych z drogami.
Więcej na temat aktualnej (umowy wykonawczej z TW sp. z o.o.)

Studium Wykonalności - dokument będący szczegółową analizą zaplanowanego projektu weryfikujący czy dany projekt ma dobre podstawy do realizacji i czy odpowiada potrzebom przewidywanych beneficjentów. Studium ma za zadanie zaprezentować zasadność realizacji przedsięwzięcia oraz wskazać optymalny zakres projektu przy najkorzystniejszym rozwišzaniu technicznym oraz pokazać jego wykonalność w aspekcie finansowym, instytucjonalnym, prawnym i środowiskowym. Kluczowš kwestią, podlegającą ocenie jest wykazanie w ramach szczegółowej analizy ekonomiczno-finansowej, że osiągniecie celów projektu jest ekonomicznie uzasadnione. Obejmuje analizę instytucjonalną, trwałości projektu, analizę odbiorców projektu / analizę popytu, analizę techniczną i technologiczną inwestycji, analizę oddziaływania na środowisko, analizy finansowe i ekonomiczno-społeczne. Analiza ekonomiczno-finansowa ocenia na zasadność realizacji inwestycji oraz stanowi ekonomiczno-społeczną analizę kosztów i korzyści społecznych. Analiza techniczna ocenia wykonalność techniczną projektu i porównuje warianty alternatywne. Elementem studium wykonalnoœci jest wstępny harmonogram rzeczowy i rzeczowo-finansowy. Sporządzenie studium wykonalnoœci jest obowiązkowe przy ubieganiu się o środki z Unii Europejskiej.

Studium Techniczno-Ekonomiczne - dokument zbliżony do Studium Wykonalności, wstępnie określający zakres rzeczowy i finansowy przedsięwzięcia, oceniający efektywność ekonomiczną, sugerujący warianty korytarza terenowego dla przebiegu inwestycji, ustalający podstawowe parametry techniczne, pozwalający na podjęcie decyzji w sprawie celowoœci i zakresu przedsięwzięcia. Studium zawiera opis inwestycji, analizę wariantów, analizę środowiskową, opis rozwiązań technicznych, analizę ruchową i analizę ekonomiczno-finansową.

Koncepcja programowa – wstępny dokument projektowy, uściślający zakres rzeczowy i finansowy przedsięwzięcia, ustalający optymalny wariant przebiegu, szczegółowe rozwiązania geometryczne elementów trasy, konstrukcję obiektów inżynierskich, granice inwestycji, wstępnie ustalający organizację ruchu, identyfikujący elementy kolizyjne na trasie inwestycji, zawierający opinie i uzgodnienia, ustalający wstępny kosztorys.
Koncepcja programowa stanowi podstawę sporządzenia
- programu funkcjonalno-użytkowego, okreœlającego wytyczne dla projektu budowlanego.
- karty informacyjnej przedsięwzięcia, wymaganej ustawą o oddziaływaniu na środowisko.

Decyzja o uwarunkowaniach środowiskowych - dokument określający uwarunkowania środowiskowe inwestycji, wskazujący metody ograniczenia niekorzystnego wpływu na środowisko podczas budowy oraz późniejszego użytkowania inwestycji. Dokument wydawany na podstawie karty informacyjnej przedsięwzięcia (opartej o koncepcję programową) lub raportu o oddziaływaniu na środowisko (dokładniej analizującego otoczenie środowiskowe i sposoby ograniczenia niekorzystnych efektów środowiskowych inwestycji), w trakcie procedury możliwy jest udział społeczny.
Wydaje Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska lub Biuro Ochrony Środowiska, odwołania od decyzji składane są do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, ważność - 6 lat od dnia, w którym decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach stała się ostateczna, ważność może być przedłużona na wniosek inwestora o kolejne 4 lata.

Decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego - decyzja administracyjna wydawana w sytuacji gdy dla nieruchomości na której inwestor chce realizować inwestycję celu publicznego nie obowiązuje miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego. Inwestycją celu publicznego jest m.in budowa i dróg publicznych oraz obiektów i urzšdzeń transportu publicznego. Dokument określa granice inwestycji, warunki i szczegółowe zasady zagospodarowania terenu oraz jego zabudowy, warunki wynikające z przepisów dotyczących ochrony środowiska.
Wydaje prezydent m. st. Warszawy (do 3 mies. od złożenia wniosku), odwołania od decyzji składane są do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, ważność – bezterminowa, jednakże decyzja wygasa jeśli został uchwalony MPZP dla terenu, którego dotyczy ta decyzja (o ile ustalenia MPZP są inne niż ustalenia decyzji), natomiast nie wygasa jeżeli została wydana ostateczna decyzja o pozwoleniu na budowę.

Decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji kolejowej – decyzja administracyjna wydawana w sytuacji gdy dla nieruchomości na której inwestor chce realizować inwestycję kolejową (od stycznia 2020r. – także tramwajową niezależną od istniejącego układu drogowego) nie obowiązuje miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego. Dokument określa granice inwestycji, warunki techniczne realizacji inwestycji, warunki wynikające z przepisów dotyczących ochrony środowiska, zatwierdza podziały nieruchomoœci i określa nieruchomoœci lub ich części, które stają się własnością Skarbu Państwa lub samorządu. Decyzja taka zezwala na tylko nieznacznš ingerencję w układ drogowy – budowa lub przebudowa dróg jest dopuszczalna tylko w zakresie wprost wynikajšcym z budowy linii.
Wydaje wojewoda (do 3 mies. od złożenia wniosku), odwołania składane są do ministra właściwego do spraw budownictwa (obecnie – ministra rozwoju), ważność – bezterminowa.

Projekt budowlany - dokument formalny, przedstawiający przewidywane rozwiązania projektowe planowanej inwestycji, stanowiący podstawę uzyskania opinii i uzgodnień oraz pozwolenia na budowę lub ZRID. Zawiera m.in. projekt zagospodarowania terenu, projekt architektoniczno-budowlany, dane z wyników badań geologiczno-inżynierskich i przesłanki wyboru sposobu wykonania obiektów inżynieryjnych.

Pozwolenie na budowę - decyzja administracyjna zezwalająca na rozpoczęcie i prowadzenie budowy. Dokument wydawany jest na podstawie projektu budowlanego wraz z uzgodnieniami oraz dokumentów potwierdzających prawo do terenu na którym będzie przeprowadzona inwestycja. Wydaje prezydent m. st. Warszawy, odwołania składane są do wojewody, ważność – bezterminowa, jednakże pozwolenie wygasa, jeżeli budowa nie została rozpoczęta przed upływem 3 lat od dnia, w którym decyzja ta stała się ostateczna lub budowa została przerwana na czas dłuższy niż 3 lata.

Zezwolenie na realizację inwestycji drogowej (ZRID) - decyzja administracyjna stanowiąca równocześnie pozwolenie na budowę i decyzję wywłaszczeniową dla nieruchomoœci objętych inwestycją. Dokument zatwierdza projekt budowlany, ustala uwarunkowania dotyczące ochrony środowiska, warunki techniczne realizacji inwestycji, określa granice inwestycji, zatwierdza podziały nieruchomości oraz określa działki, które przechodzą z mocy prawa na własność Skarbu Państwa lub samorządu (z dniem, w którym decyzja ta stanie się ostateczna).
Wydaje wojewoda (w odniesieniu do dróg krajowych i wojewódzkich) lub prezydent m. st Warszawy (w odniesieniu do dróg powiatowych i gminnych)(do 3 mies od złożenia wniosku), odwołania składane są odpowiednio do ministra właściwego do spraw budownictwa (obecnie – ministra rozwoju) lub wojewody, ważność – bezterminowa.

Projekt wykonawczy - uszczegółowiony projekt techniczny, wykonywany na bazie projektu budowlanego, uściślający rozwiązania budowlano-konstrukcyjne, instalacyjne i materiałowe, służący do sporządzenia przedmiaru robót, kosztorysu inwestorskiego, wyboru wykonawcy robót, wykonania robót budowlanych, kontroli ich jakoœci oraz odbioru zrealizowanych obiektów.

Pozwolenie na użytkowanie - dokument administracyjny, stwierdzający zgodność wybudowanego obiektu z projektem zagospodarowania terenu i z projektem budowlanym, stwierdzający możliwość bezpiecznego użytkowania obiektu przez użytkowników. Dokument wydawany jest po przeprowadzeniu kontroli w obiekcie (dokonywanej do 21 dni od złożenia wniosku przez inwestora). W przypadku niezgodności, inwestor ma usunąć wszelkie niezgodności.
Wydaje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego (przy współudziale ze strony Państwowej Straży Pożarnej i Państwowego Inspektora Sanitarnego).

Wpływ władz miasta na proces inwestycyjny:
- miasto jest właścicielem spółki i poprzez działania Rady Nadzorczej oraz Biura Nadzoru Właścicielskiego ma wpływ na wszelkie decyzje strategiczne (tak na podjęcie tej decyzji przez spółkę jak i na jej wdrażanie w życie).
- miasto poprzez Zarząd Transportu Miejskiego ma wpływ na kwotę otrzymywaną przez spółkę (zmniejszając kwotę za wozokilometr a więc budżet TW - zmniejsza kwotę przeznaczoną na inwestycję)
- miasto poprzez Biuro Funduszy Europejskich ma wpływ na kwotę dofinansowania
- miasto poprzez jednostki miejskie (Biuro Ochrony Środowiska, Biuro Promowania Mobilności i Transportu, Zarząd Dróg Miejskich) ma wpływ na tempo wszelkich uzgodnień